SOFTWARE CONTABLE

Definición Software Contable

Se le denomina de esa manera a la  herramienta usada para el adecuado manejo de programas de contabilidad, de esa manera sistematizar los problemas y/o tareas de contabilidad. El mismo se le llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.

Ejemplos:

•  Registrar la cantidad de productos que tiene en STOCK.
• Registrar el adecuado manejo de los ingresos y egresos que registra la empresa.

Función De Software Contable

Pueden ser desarrolladas internamente por la compañía o la organización que lo está utilizando o puede ser adquirido a un tercero, existiendo también una combinación de ambas alternativas, es decir, un paquete de software desarrollado por un tercero con modificaciones locales. Desde mediados de los años 1990, el mercado ha sobrellevado una consolidación considerable, muchos proveedores dejaron de hacer tratos en grandes grupos, notablemente por Sage y Microsoft. Desde el 2000 ha tenido un notable incremento el uso de soluciones de código abierto.

Las funciones realizadas por este tipo de programas se pueden contar por decenas, pero las más importantes son las 6 que puede ver a continuación.

Facilita la contabilidad en la pequeña y mediana empresa

Una pequeña o mediana empresa suele ir muy justa de tiempo. No tienen un departamento contable, como las grandes empresas y multinacionales, y por lo tanto para ellos cada minuto es oro. La llevanza de la contabilidad suponía una enorme pérdida de tiempo o de dinero para este tipo de negocios. o bien tenían que estar horas y horas emitiendo facturas, pagando nóminas o calculando cuánto tenían que pagar de impuestos o contrataban a un gestor u asesor que lo hiciera por ellos.

Gracias a los programas de contabilidad ya eso es historia. Hoy en día un freelance o pequeña/mediana empresa puede gestionar su propia contabilidad en muy poco tiempo gracias a este software. Mientras que antes tenía que introducir datos, hacer cálculos y extraer conclusiones, ahora solo debe introducir los datos y dejar al software trabajar.

Automatiza la contabilidad. La automatización del software permite que muchas tareas mecánicas desaparezcan. Por ejemplo, hasta la llegada de estos programas había que emitir facturas una a una, enviarlas por correo e incluso imprimirlas para entregarlas en mano.

Con la tecnología de la que se dispone hoy en día, cualquier software es capaz de guardar los datos de sus clientes y generar una factura a partir de otra creada anteriormente. Por ejemplo, si tiene que cobrar 500 dólares todos los meses a la misma persona, ese cobro se puede automatizar. Al igual que el pago de nóminas, el cálculo del pago de impuestos y cientos de cosas más. Ya nada es manual. Simplemente se introducen datos y el programa los interpreta para darnos soluciones rápidas.

Guarda toda la información en la nube.

Hasta hace unos años los softwares contables debían ser instalados en un ordenador para poder usarlos. Eso ya quedó obsoleto y, aunque muchos (sobre todo los más avanzados) sigan requiriendo instalación, la mayoría funcionan a través de Internet.

Eso es una gran noticia porque guarda toda la información que tenemos en el software en la nube. No tenemos que tener cajas apiladas con cientos de facturas ni una carpeta en el ordenador con ellas (aunque esto si es más conveniente), ya que el propio programa las guarda y clasifica.

Evita que cometamos errores

Si hace los cálculos de forma manual o a través de una plantilla de Excel, se está arriesgando a cometer errores. Ni usted es una máquina ni Excel está configurado al 100%, salvo que sea muy bueno trabajando con plantillas y macros, para gestionar su contabilidad. Los programas de facturación y contabilidad interpretan los datos y detectan errores. Saben perfectamente qué cantidades deben ir en cada lugar y, en caso de ver algo inusual, le avisan y le notifican de cualquier fallo.

Posibilita ver la información en cualquier lugar

Al guardar la información en la nube usted tiene acceso directo a sus documentos y al propio programa esté donde esté. No importa que sea una tablet, un móvil o un ordenador, podrá acceder. Esto puede parecer algo poco útil, pero si viaja, realiza muchos negocios fuera del local de su negocio o trabaja desde casa, supone una comodidad extra a la que no se puede renunciar.

Permite tomar decisiones y sacar conclusiones

El software contable interpreta los datos y extrae todo lo que se necesita para poder saber en qué estado está nuestra contabilidad. Al presentarlo de forma ordenada, sin errores y con interpretaciones propias del software, nos facilita la tarea de tomar decisiones a raíz de la contabilidad. Ver de un vistazo un balance, las cuentas a pagar o un inventario le hará conocer la salud financiera de su empresa en cuestión de minutos. Antes había que tomar largos procesos para conseguirlo, pero hoy estos datos están disponibles en cuestión de segundos.

Características de un Software Contable

¿Qué tipo de características debe tener el software contable ideal? ¿Qué debe de buscar antes de comprar o contratar ninguno de ellos? Desde Gerencia tenemos claro que si un software no cumple los siguientes 10 puntos, no merece la pena gastarse el dinero en él.

Adaptable

El software contable debe ser tan adaptable como la plastilina. Cada empresa es un mundo y tiene necesidades distintas, por lo que no se puede programar todo de la misma forma para cada cliente. Es evidente que un freelance debe tener la posibilidad de configurar el programa de una forma distinta a la que la hace una pequeña empresa. El software de contabilidad debe permitir que cada usuario se cree su "propio" software personalizado dentro del mismo.

•    Con opción a hacer backups

Aunque los datos se guarden en la nube, no podemos poner todas nuestras esperanzas en ella. Hay que hacer backups de forma regular, guardar todos los datos y asegurarnos ante cualquier fallo informático.

Si el programa hace backups de forma automática, mejor que mejor, pero como mínimo debe dar la posibilidad al usuario de hacer sus propias copias de seguridad.

•   Integrable con otros programas

Hay decenas de programas de contabilidad en el mercado, pero poco a poco todos se van configurando de una forma en la que todos "se entienden". Es decir, que si yo envío información desde el mío, aunque esté "codificada" en un software contable distinto, ambos saben extraer los datos de forma similar.

De nada serviría tener un programa contable con el que enviemos documentos que nadie puede interpretar, ¿verdad?

•    Personalizable en niveles de usuario

Dependiendo del tamaño de la empresa, puede que se creen varias capas de usuarios con jerarquías. Es útil que el software permita que haya un administrador y varios usuarios, los cuales solo tengan permitido editar ciertos datos. Por ejemplo, imagine poder dar acceso al departamento de compras a la parte exclusiva para añadir facturas de compra, mientras que al departamento de ventas solo le permitiría crear facturas con los ingresos que va recibiendo. De esta forma se ahorra muchos errores.

Capaces de soportar mucha información

¿De qué serviría un software contable que se bloquee si metemos 200 facturas de forma instantánea? El programa debe ser capaz de soportar cualquier subida de información y de guardar todos los datos.En este caso hay muchos programas de facturación online que cobran en función del número de facturas emitidas, ya que cuantas más emita más gasto les supone a ellos.

•   Fáciles de usar

Si se utiliza el programa para facilitar la contabilidad, no tendría mucho sentido que fuera complicado. El software debe ser intuitivo, muy fácil de usar y con una curva de aprendizaje casi nula. Para que se haga una idea, cualquier persona con un mínimo de conocimiento debería ser capaz de usarlo. Y además, todo el software debería estar apoyado por un soporte y documentos de ayuda.

•   Generadores de informes

Si se limita a extraer datos que introducidos y hacer cálculos, el programa no sirve para nada. Necesitamos informes, conclusiones y que nos aporte valor real más allá de los datos. Huya de los programas que son simples "calculadoras", para eso ya tenemos las de toda la vida.

•  Seguros

Como hemos comentado, la mayoría de programas de contabilidad funcionan en la nube. Eso hace que la seguridad sea un punto primordial, pues está claro que no queremos que nadie vea nuestras cuentas. Analice cuáles son los protocolos de seguridad que lleva a cabo el software y preste especial atención a este punto. Un fallo de seguridad y todas sus cuentas podrían verse al descubierto.

•  Escalables

Aunque exista software especializados en diferentes sectores como los freelances, grandes empresas o las asesorías, el que usted compre debe ser escalable. Si usted hoy trabaja solo, pero mañana tiene una empresa de 20 empleados, debería de poder seguir usando el mismo. Si piensa que va a crecer en un futuro y ve que su programa de contabilidad no es escalable, es mejor que busque otro para no tener que volver a aprender a usar uno nuevo en el futuro.

•  Compatibles

La última característica es la más evidente: si el software de contabilidad no es compatible con su sistema operativo o navegador preferido, no tiene sentido que lo compre. Revise bien las especificaciones técnicas antes de lanzarse a hacerlo.

Contabilidad en la Nube: ventajas y desventajas

La contabilidad en la nube ya no es una opción, sino una realidad. Gran parte de las administraciones de casi todos los países desarrollados funcionan a través de Internet e incluso ni te dejan enviar nada físico ni entregarlo. En cuestión de unos años, lo más normal es que todo funcione a través de la nube. Nos olvidaremos de cualquier proceso físico relacionado con la contabilidad y pasaremos a dejar todo en manos de nuestros software contables.

Y eso, como todo en la vida, tiene ventajas y desventajas. Le mostramos cuáles son.

Ventajas de la contabilidad en la nube

En cualquier lugar y en cualquier momento no importa dónde esté ni qué hora sea del día, si tiene un software de contabilidad puede acceder a todos sus datos en cualquier momento. Muy importante, sobre todo teniendo en cuenta que todavía algunos funcionan tan solo a través de un solo ordenador. Ahorro de costes: antes se tenía que tener infraestructura (equipos de ordenador y otras instalaciones) dedicadas exclusivamente a los programas de contabilidad. Ahora todo se elimina al funcionar a través de Internet. Y además el software cuesta menos al ser más escalable su venta digital.

• Posibilidad de compartir: el software contable permite que las asesorías funcionen a través de Internet y que el cliente pueda ver sus datos en cualquier momento. El gestor puede subir avisos, notificaciones y cualquier documento para que el cliente lo tenga en pocos segundos.
• Personalización: anteriormente el software eran estancos y no permitían personalizar nada. Si le sobraban módulos del programa, no le quedaba más que "soportarlos". Hoy en día todo eso es historia. Los programas se adaptan a sus necesidades exactas y se instalan y desinstalan módulos en la nube en pocos minutos.

Desventajas de la contabilidad en la nube

•  Desconfianza: Internet siempre ha generado mucho respeto a la hora de subir datos privados y delicados. Todos creemos que los hackers están detrás de nosotros y que nos van a robar nuestros datos en cualquier momento. La contabilidad en la nube, a pesar de su gran seguridad, tiene ese riesgo que no tenían los softwares más antiguos.
• Brecha digital: existe una denominada "brecha digital" en la que se dividen a los usuarios acostumbrados a usar ordenadores e Internet y aquellos que no. Para los primeros esta evolución de la contabilidad es un alivio, pero cualquier persona relacionada con la contabilidad poco acostumbrada a estas temáticas estará perdida. Supone una dificultad añadida y un aprendizaje extra.
• Dependencia 100% de Internet: ¿se ha caído Internet? Se acabó, no podrá usar su software de contabilidad. Antes dependía de que funcionara el ordenador, que es bastante más estable que Internet, por lo que ahora cualquier corte en la conexión puede suponer pérdida de datos o hacer imposible el acceder a ellos.

Autor (as):

T.S.U: Salgado, Oriana

C.I 25.448.443

T.S.U: Rivas, Yusmer

 C.I 25.071.445

T.S.U. Tovar Carmen

C.I: 22.295.662